Phường Hải Dương

Trong bối cảnh cải cách hành chính gắn liền với chuyển đổi số quốc gia, việc tối ưu hóa quy trình xử lý và soạn thảo văn bản hành chính là yêu cầu cấp thiết đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Bài viết này phân tích sâu sắc vai trò của Trí tuệ nhân tạo (AI) như một trợ lý số đắc lực, đồng thời giới thiệu quy trình 4 bước ứng dụng prompt (câu lệnh) có cấu trúc và giải pháp cộng tác trực tuyến trực quan để hiện đại hóa công tác văn phòng công vụ.

1. Bối cảnh và vai trò chiến lược của trợ lý số trong cơ quan nhà nước

Trong môi trường hành chính công vụ, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thường xuyên phải tiếp nhận và xử lý một khối lượng văn bản hành chính khổng lồ. Từ các báo cáo định kỳ tháng, quý, năm, các báo cáo chuyên đề phức tạp, cho đến hệ thống công văn trao đổi, tờ trình, thông báo hành chính, thư mời họp, thư cảm ơn và email trao đổi công việc hằng ngày. Các tài liệu này không chỉ đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối về mặt số liệu, mà còn yêu cầu sự chuẩn mực, chặt chẽ về ngôn từ hành chính và tuân thủ nghiêm ngặt thể thức trình bày văn bản theo quy định hiện hành. Áp lực thời gian và khối lượng công việc lớn đặt ra đòi hỏi phải có những giải pháp hỗ trợ thông minh.

Khi được khai thác đúng phương pháp và tuân thủ các quy định bảo mật, các trợ lý Trí tuệ nhân tạo (AI) và công cụ số hiện đại sẽ mang lại những bước tiến mang tính đột phá trong hoạt động công vụ. Cụ thể, các công cụ này hỗ trợ rút ngắn tối đa thời gian xây dựng khung sườn logic và soạn thảo văn bản hành chính nháp; gợi ý các phương án diễn đạt câu chữ mạch lạc, chuyển ý tự nhiên và dễ tiếp cận đối với người đọc; đồng thời rà soát tỉ mỉ các lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hành văn hoặc cấu trúc câu chưa chuẩn xác. Ngoài ra, AI còn giúp tạo lập nhanh các tài liệu thuyết trình trực quan, sơ đồ quy trình nghiệp vụ hoặc các biểu đồ trực quan (infographic) giúp các báo cáo của đơn vị trở nên sinh động và dễ theo dõi hơn rất nhiều.

2. Quy trình 4 bước chuẩn hóa soạn thảo văn bản bằng Prompt

Để khai thác hiệu quả các hệ thống AI công cộng mà vẫn bảo đảm chất lượng văn bản, cán bộ cần áp dụng quy trình chuẩn hóa gồm 4 bước rõ ràng sau:

• Bước 1: Xác định rõ mục đích và đối tượng tiếp nhận: Cán bộ cần định hình rõ văn bản được ban hành nhằm giải quyết việc gì (báo cáo, thông báo, đề xuất hành chính)? Đối tượng tiếp nhận là ai (lãnh đạo cơ quan, đơn vị cấp trên, doanh nghiệp hay người dân) để chọn giọng văn phù hợp.

• Bước 2: Thu thập thông tin đầu vào chính thống: Chuẩn bị đầy đủ các số liệu thống kê thực tế, các căn cứ pháp lý cốt lõi (Nghị định, Thông tư, Quyết định có liên quan trực tiếp) và kế hoạch hành động cụ thể để cung cấp cho trợ lý AI.

• Bước 3: Nhập câu lệnh (Prompt) có cấu trúc chặt chẽ: Soạn thảo prompt chi tiết với bối cảnh, vai trò, độ dài, văn phong và cấu trúc rõ ràng. Một ví dụ prompt mẫu tối ưu cho công vụ: 'Hãy soạn giúp tôi bản nháp báo cáo kết quả công tác cải cách hành chính của phòng X trong quý 1 năm 2025, độ dài khoảng 2 đến 3 trang A4, giọng văn hành chính công vụ nghiêm túc. Cấu trúc báo cáo bao gồm: 1. Tình hình chung; 2. Kết quả cụ thể đạt được; 3. Những hạn chế còn tồn tại và nguyên nhân; 4. Phương hướng, nhiệm vụ giải pháp trọng tâm thời gian tới. Tôi sẽ lần lượt cung cấp các dữ liệu số liệu và ý kiến chỉ đạo bổ sung sau để bạn lồng ghép vào báo cáo này.'

• Bước 4: Đọc duyệt, hiệu đính và kiểm chứng độc lập: Đây là bước quan trọng nhất. Cán bộ bắt buộc phải rà soát toàn diện văn bản do AI kết xuất, kiểm tra chéo tính chính xác của các số liệu, kiểm chứng tính đúng đắn của các căn cứ pháp lý được dẫn chiếu và tinh chỉnh lại câu từ theo chuẩn thể thức hành chính Việt Nam trước khi trình ký.

3. Nguyên tắc an toàn thông tin và giải pháp cộng tác trực tuyến

Bên cạnh các tiện ích, cán bộ công chức phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc an toàn thông tin: Tuyệt đối không tải bất kỳ thông tin, tài liệu nào thuộc diện bí mật nhà nước, bí mật công tác, thông tin cá nhân của công dân, hoặc dữ liệu nội bộ chưa được phép công khai lên các hệ thống AI công cộng (như ChatGPT, Gemini bản công cộng). Mọi văn bản hành chính do AI soạn thảo nháp bắt buộc phải được biên tập thủ công, và người soạn thảo (người ký nháy), cán bộ thẩm định chuyên môn cùng lãnh đạo phê duyệt vẫn là chủ thể duy nhất chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về nội dung hiển thị.

Song song đó, để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm, tránh phát sinh quá nhiều phiên bản tài liệu rời rạc gây nhầm lẫn số liệu, các cơ quan hành chính ứng dụng các công cụ cộng tác trực tuyến trực quan như Google Docs và Microsoft Word trực tuyến. Giải pháp này cho phép phân quyền chi tiết cho từng cá nhân (Viewer - Chỉ xem, Commenter - Chỉ nhận xét, Editor - Chỉnh sửa trực tiếp); kích hoạt Chế độ theo dõi thay đổi (Track Changes) giúp đánh dấu rõ ràng mọi lịch sử chỉnh sửa câu chữ để lãnh đạo dễ dàng kiểm soát; và sử dụng tính năng bình luận thảo luận nghiệp vụ trực tiếp trên tệp tài liệu nguồn mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc tổng thể của văn bản./.